一天,Amy自己去檔案室找一份員工材料,她已經不記得自己多久沒有來檔案室了,一般人力資源系統、電子檔記錄就能找到日常要用的信息,但是這一次是一位工齡非常老的員工要辦些手續,因為太久遠,她怕有些信息不全,便準備拿出紙張檔案核對一遍。
一進門,Amy發覺這房間里簡直亂得不行,一箱子一箱子的面試資料,隨處亂擺的易拉寶,還有一些員工活動相關的宣傳材料。打開自己團隊的櫥柜,也是許久沒有整理了,有些離職人員的信息還存在在職人員里面。她實在看不下去,于是就把沈深叫來,吩咐把檔案室好好理一理。
“這四個柜子,是員工檔案,包含員工個人信息、合同、錄用材料、調動記錄等,按照部門分,部門下按照名字字母排序作為二級檢索,離職的人員要挑出來另放。原本Maggie會定期整理,后來因為工作越來越多,比較忙,估摸著就耽擱了。”
“離職員工材料擺放有要求么?”沈深問,她不在乎這個工作本來誰做,既然Amy吩咐了,她就問清要求做好。
“沒有特別要求,跟在職分開即可,但也要好找,以防萬一。”Amy回答,又提醒道,“這些都是保密資料,特別是薪資信息,你整理起來要注意,其實不需要打開檔案材料,看外面的標簽就可以了。”要不是Maggie太忙,她也不想讓沈深做,不過總難免要接觸一些,就當練手吧,順便看看這個女孩子是不是夠穩妥,通過上一周的觀察,至少她不是個嘴碎的,態度還算認真。
沈深點頭:“我不會打開的,出入會注意鎖好櫥柜,還有門。如果您沒有特別要求,那我按照離職日期分類,再按照部門細分吧。對了,一般離職員工的資料公司需要保存多久?”
“十年,當然時間到了也沒有移出去,畢竟這個檔案室還放得下,如果真的放不下了,就會挪到倉庫專門的儲存室去,那里會定期銷毀一些久遠的材料,還有包含公司Logo的宣傳材料等物品。”
沈深點頭,想了想:“您希望我多久整理完這里?”
“不是很緊急,盡快吧。”Amy轉身往外,又想到什么,“對了,你去問下Maggie,看她之前整理到什么時間段了,你畢竟對員工不熟悉,一個一個看太費時間。鑰匙你先保留著,用好了記得還給Maggie。”
沈深連忙點頭,見Amy走了,抬頭看著密密匝匝的資料,這些員工大多數她都不認識,怎么找出離職的呢?
想了想,她先將櫥鎖好,又鎖上門,然后去找Maggie。
“老板讓你理柜子?”Maggie一推眼鏡,“辛苦你了。我剛來的時候,每個月都去理一次,把離職的挑出來,后來事情多了,又發現需要查閱那些檔案的情況不多,就不管了。嗯,有三四年沒有理了,最近幾年離職人員挺多的。”
“那我怎么查比較好?離職人員有名單么?最好能按年份。”沈深問。
“我從系統導一份給你,最近五年吧,應該差不多了。”Maggie說著手就開始動,她怕自己一耽擱了回頭就忘了。
“好呀,太謝謝了,回頭如果有新增的,你記得告訴我一聲,我添進去。”沈深提醒。
Maggie點頭:“放心。這事兒不急的,你慢慢弄就好了。”
“嗯,鑰匙我是每天借還,還是先放我這里?”她自己倒無所謂,看Maggie挺忙的,怕老麻煩人家。
“你放著吧,其實我很少去。”Maggie很實誠的回答。
中午的時候,沈深跟Louis說了一下,她想順便把招聘資料也整理整理,那里堆放得實在是太亂了。
“我們會經常去查閱么?”她問。
“其實很少,我記得最近一次是去年,有個員工在履歷上撒謊,后來找出他的簽字材料,為的是跟他解除合同。這樣的例子是很少的,我印象中也就一次。”Louis回答。“不過整理整理也是好的,你只要擺放整齊就可以了,按年份和職位區分一下,以防萬一。”
都是以防萬一,沈深覺得好笑,看來這工作也是雞肋,做不做都可以。“對了,還有好多易拉寶,有用么?”
“最近在用的都在那兒呢。”Louis笑,指了指墻角,“檔案室的是舊的,嗯,有日期的只要過了三年,你都可以丟了,我記得基本都是有日期的,若是碰上個別沒有的,你不好分辨,就留著好了,不多的幾個,占不了多大地方。”
“好。那我這兩天每天下午吃過午飯去整理,我會帶著手機,若是有急事,你就打我電話。”沈深想盡早結束,工作肯定越來越多,趁還能抽出大塊時間,就先結束掉一些事兒。
每天吃過午飯,正是困的時候,站著整理整理資料,倒也是個不錯的調劑。美中不足的是紙張有些糙手,戴著手套又不方便,兩天下來,沈深手指上多了好幾道口子。
Sunny想著沈深入職第二周了,正好團隊也需要放松一下,便想一起聚個餐。中午吃過飯,順路過來找沈深,讓她幫忙定個地方。見人不在位置上,Louis他們幾個男士還沒回來,便問旁邊的Wendy:“沈深呢?”
Wendy搖頭:“不知道,這兩天吃過午飯就不見人,一個下午都不見人。”
“是嗎?”Sunny準備回頭問下Louis,是不是安排了沈深什么事情。
Wendy又說了一句:“最近資料挺多的,看她也不著急,也不知是怎么安排時間的,昨天我打了個電話給候選人,是個已經面過的,好尷尬。”拉開沈深的一個抽屜,“看,她讓我們把資料放進去,這么多還沒錄入,我現在打電話前都得問下Louis他們幾個,怕又重了,挺浪費時間的。”
沈深特地空了個大*抽屜,讓他們把招聘材料放進去,免得在桌子上又亂了,所以Wendy故意拉開給Sunny看。
Sunny沒說什么,兼聽則明,她要問一下Louis和沈深本人。
“老板,還有一件事。”Wendy見旁邊沒人,靠近Sunny壓低聲音,“前天面試,我聽說一個定下來的候選人,下個月中旬入職,叫劉永國的,他的薪水好像有人知道了。”
Sunny皺眉:“人還沒來,別人怎么會知道的?”
“這個我就不清楚了,是他同部門的人說的,據說是劉永國的校友。”
“有多少人知道?”Sunny又問,希望影響小一點。
“我只知道有兩個人,其它就不清楚了。”
“這個職位是Louis負責吧?”薪水這種東西,總是傳得特別快。
“對的,不過Louis向來謹慎,會不會是劉永國自己說出去的?”Wendy補充。
“回頭我了解一下。Louis回來了,讓他來找我。”說完,Sunny就離開了。
“好的。”Wendy急忙點頭。劉永國的簡歷就是遺漏在打印間的那份,后來她特別留意,看到那個職位關閉了,就查看了簽完的錄用通知,薪水跟期望值差不多,真是老天爺也幫她。
看到Louis,Sunny先問了劉永國薪水泄露的事情,這個比較重要。
Louis也是一頭霧水:“不應該啊,談完錄用,按照慣例,我都會提醒候選人保密,劉永國又是個很成熟的經理人,就算有校友也在YFA,也不會談及自己的薪水的。”他很肯定,這點判斷還是有的。
“那是怎么回事呢?”
“我給劉永國打個電話,側面問一問他有沒有跟校友聯系過。”Louis想了想,“Wendy有沒有說是同部門的誰在談論?我可以再去查一查他們是怎么知道的。”
Sunny點頭:“好吧,你直接問下Wendy,該談的談一談,避免事態擴大。”不再說其它,讓Louis趕緊去處理。
Louis找到了Wendy,了解具體情況:“你是聽誰在議論?”
“我也不知道是誰。”Wendy一攤手,“是沈深聽到告訴我的,她是新人,還不認識人家。”
“沈深?”Louis驚訝。
“對啊,你去問她吧。”Wendy把事情推干凈。
Louis理了理思路,平靜下來,他先查了員工資料,找出跟劉永國同校的,沒有發現同一屆的人,最近的一個也大一屆,其他差得更遠;然后打電話給劉永國,問目前單位離職手續辦得是否順利,順便提及他的校友,問有沒有提前聯系聯系。
劉永國的回答簡單明確:他還不知道自己有校友在YFA。
放下電話,Louis去檔案室找了沈深。
沈深正埋頭苦干,頭發都有點炸毛,翹在那里,顯得有點亂蓬蓬的。
“劉永國的薪水怎么會有人知道?” Louis本來還想問她,既然聽到了,為什么不第一時間告訴他這個做師父的,而是去告訴Wendy?
沈深一下子沒反應過來:“什么?誰是劉永國?”
Louis發覺自己問得太急了,緩下來解釋:“劉永國是要報到的新人,你是不是告訴Wendy,有人知道了劉永國的薪水?”
沈深一頭霧水:“薪水?我不知道啊。”這兩天除了在位置上錄入資料,就是在檔案室整理文件,中午吃飯都是匆匆的,沒跟誰交流過,也沒聽說什么啊,至于Wendy,仔細回憶,這周沒跟她交流過什么實質的東西。
Louis吸了一口氣:“Wendy告訴我,說你告訴她,有人知道了劉永國的薪水。沈深,你仔細想一想,是不是聽到什么議論?”
“Wendy說我告訴她?我都不知道劉永國是誰。”沈深實在沒印象。
Louis皺眉,看沈深這個樣子,不像撒謊。“你的確沒有聽到誰議論薪水?”再確定一遍,實在不行,只能找來Wendy,大家一起當面說了。
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